電子帳簿保存とは？青色申告特別控除65万円の要件【確定申告】

平成30年度税制改正大網を受けて、2020年（令和２年）分の確定申告から青色申告特別控除が65万円から55万円に引き下げられました。

これにより課税対象の所得額から差し引ける控除額が減り、実質的な増税となります。

しかし、今回の税制改正では、

e-Taxによる申告（電子申告）
電子帳簿保存

のいずれかの要件を満たすことで引き続き青色申告特別控除65万円を適用することも可能です。

青色申告特別控除の控除額一覧表
	従来	e-Taxで申告	電子帳簿保存
控除額	55万円	65万円	65万円

この記事では、青色申告特別控除65万円の要件の一つである電子帳簿保存について解説していきます。

1 電子帳簿保存とは
- 1.1 電子データ保存
- 1.2 スキャナ保存
2 電子帳簿保存の要件
- 2.1 電子データ保存
  - 2.1.1 真実性の確保
  - 2.1.2 可視性の確保
- 2.2 スキャナ保存の要件
3 電子帳簿保存の承認申請の手続き方法
- 3.1 必要書類
- 3.2 提出期限
4 最後に

電子帳簿保存とは

電子帳簿保存とは、近年のペーパレス化に対応するために創設された「電子帳簿保存法」により認められた方法であり、民間事業者の書面の保存に要する負担軽減、保管場所の省スペース化などが軽減が期待されています。

電子帳簿保存法には、

電子データ保存（電子的記録）
スキャナ保存

という２つの保存方法があります。

それぞれ電子帳簿保存として認められる書類が違うので注意しましょう。

電子帳簿保存で認められている国税関係書類
国税関係書類		電子データ保存（電子作成・保存）	スキャナ保存（紙をスキャンして保存）
帳簿	仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産税台帳、売上帳、仕入帳など	◯	－
書類	注文書、請求書、契約書、領収書など	◯	◯
書類	棚卸表、貸借対照表、損益計算書など	◯	－

国税関係書類の中でも可否が異なるため注意が必要となります。

例えば、帳簿、貸借対照表、損益計算書などは、電子計算機処理システム（会計ソフト）などで作成した電子データのみが認められています。

スキャナ保存は認められていないので注意しましょう。

電子データ保存

電子データ保存とは、最初からコンピューターで帳簿や書類を作成・保存する方法を言います。

具体的には、確定申告書を作成する際の元データとなる「帳簿書類」を紙媒体ではなく、

電子データ（サーバー、DVD、CDなど）
マイクロフィルム

で保存をします。

マイクロフィルムとは、専用カメラで図面や文書などを10分の１～42分の１で縮小撮影してフィルムに保存する方法を言います。

アナログ媒体で保存をするため、100年～500年の長期的な耐久性があり、改ざんが困難なのがメリットです。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙媒体で作成されたデータをスキャンして保存する方法を言います。

具体的には、取引先などから紙媒体で作成された「注文書」「請求書」「契約書」などを

スキャナーや複合機
デジタルカメラ
スマートフォンのカメラ

で読み取ってから保存をします。

電子帳簿保存の要件

電子帳簿保存は、国が定めた要件に基づいて保存しなければなりません。

「電子データ保存」と「スキャナ保存」で要件が異なってくるので確認していきましょう。

電子データ保存

電子データ保存では「真実性の確保」「可視性の確保」という２つの要件を満たす必要があります。

真実性の確保

真実性の確保とは、保存されたデータが本物であり、改ざんされないことが確認されていることを言います。

真実性の確保
要件概要	帳簿	書類
記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できること	◯	－
通常業務の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること	◯	－
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること	◯	－
システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること	◯	◯

出典：国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化！」

可視性の確保

可視性の確保とは、保存されたデータを誰でも視認できる状態を確保することを言います。

可視性の確保
要件概要	帳簿	書類
保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に生前とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できること	◯	◯
取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること	◯	◯※
日付または金額の範囲指定により検索できること	◯	◯※
２つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること	◯	◯

※取引年月日、その他の日付での検索できること

出典：国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化！」

スキャナ保存の要件

先ほど同様、電子帳簿保存（スキャナ保存）についても一定のルールに基づいて保存する必要があります。

スキャナ保存の要件
書類の区分	重要書類	一般書類
	資金や物の流れに直結・連動する書類	資金や物の流れに直結・連動する書類
	（例）契約書、納品書、請求書、領収書など	（例）見積書、注文書、検収書など

入力期間の制限	【早期入力方式】国税関係書類に係る記録事項の入力をその受領等後、速やか（おおむね７営業日以内）に行うこと【業務処理サイクル方式】国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間（最長２ヶ月以内）を経過した後、速やか（おおむね７営業日以内）に行うこと ※国税関係書類の受領等から入力まで各事務の処理に関する規定を定めている場合に限る
入力期間の制限		【適時入力方式】適時に入力（注）
一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取り	（１）解像度が200dpi相当以上であること（２）赤色、緑色および青色の階調がそれぞれ256段調以上（24ビットカラー）であること
一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取り		（２）に関しては、白黒階調（いわゆるグレースケール）での読み取りも認められている（注）
タイムスタンプの付与	一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（電磁的記録が変更されていないことについて、保存期間を通じて確認することができ、課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証することができるものに限る。）を一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に付すこと ※国税関係書類の受領者等が読み取る場合は、受領等後、署名の上読み取り、特に速やか（おおむね３営業日以内）にタイムスタンプを付すこと
タイムスタンプの付与		受領者等が読み取る場合は、読み取る際に、または受領等後、署名の上読み取り、特に速やか（おおむね３営業日以内）にタイムスタンプを付すこと（注）
読取情報の保存	読み取った際の解像度、階調および当該国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること ※国税関係書類の受領者等が読み取る場合で当該国税関係書類の大きさがA４以下であるときは、大きさに関する情報の保存は不要
読取情報の保存		大きさに関する情報の保存は不要（注）
ヴァージョン管理	国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正または削除を行った場合には、これらの事実および内容を確認することができる電子計算機処理システムを要すること
入力者等情報の確認	国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと
適正事務処理要件	国税関係書類の受領等から入力までの各事務について、次に掲げる事項に関する規定を定めるとともに、これに基づき当該各事務を処理すること（１）相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制（相互けんせい）（２）当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制および手続（定期的な検査）（３）当該各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明および改善のための方針の検討を行う体制（再発防止） ※小規模事業者の場合で（２）を税務代理人が行うときは（１）の要件は不要
適正事務処理要件		不要（注意）
帳簿との相互関連性の確保	国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係書類に関係する国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関係性を確認することができるようにしておくこと
見読可能装置の備付け等	（1）14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること（２）電磁記録について、次のイ～二の状態で速やかに出力することができるようにすることイ整然とした形式ロ当該国税関係書類と同程度に明瞭ハ拡大または縮小して出力することが可能二４ポイントの大きさの文字を認識できる
見読可能装置の備付け等		白黒階調（いわゆるグレースケール）による保存の場合、ディスプレイおよびプリンタはカラー対応である必要はない。（注）
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け	電子計算機処理システムの概要を記載した書類、そのシステムの開発に際して作成した書類、操作説明書、電子計算機処理および電磁的記録の備付けおよび保存に関する事務手続を明らかにした書類を備え付けること
検索機能の確保	電磁的記録の記録事項について次の要件による検索ができるようにすること（１）取引年月日その他の日付、取引金額その他主要な記録項目での検索（２）日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索（３）２以上の任意の記録項目も組み合わせての検索